城院〔2006〕23号

各系、部门：

  现将《温州大学城市学院机要档案管理办法》予以印发，请遵照执行。

附件：温州大学城市学院机要档案管理办法

 

       

 

二??六年四月十一日

 

 

 

主题词：机要档案  归档  通知

发：  各系、部门

温州大学城市学院院长办公室   2006年4月11日印发

 

附件

温州大学城市学院机要档案管理办法

第一章  总则

第一条 为加强学院机要档案的管理，参照《普通高等学校档案管理办法》，结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所指的机要档案包括：

上级机关、温州大学及本院关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料；

学院办学许可证、学院章程、学院申报材料等办学必须的文件、材料；

学院与兄弟院校、企事业单位及个人签定的各种合同、协议（不包括设备采购合同）；

合作办学协议、董事会会议纪要等董事会重要文件；

学院基建过程中形成的有关文件材料；

学院向董事会提供的年度经费予决算报表、教职员工统计表、固定资产报表、教室实验室利用率、分专业分年级在校学生数、招生数、毕业生数等反映学院运行状况的各种报表；

董事长和院长认为需列为机要文件的其他文字、图表、声像等有重要保存价值的材料。

第三条 教学档案的收集和管理仍按有关规定执行，不在本办法管理范围之内。

第四条 学院各部门在办学过程中形成的机要档案集中统一管理，董事会活动中形成的机要档案委托学院管理，董事会不再另设档案管理人员。

第二章  机构和管理人员

第五条 学院设机要档案室，专人管理，档案室归学院办公室，档案管理员由办公室人员兼任。

第六条 档案管理员人选在征得董事长的同意后，由院长确定。

第三章  档案的接收

第七条 建立收发文制度，档案管理员兼学院收发文工作。

第八条 学院收到上级行政管理部门文件后，文件原件即行归档，学院领导及各部门所需文本，一律使用复印件。

第九条 学院领导和部门参加工作会议时获取的有关文件也应该到院办登记，及时上交原件归档保存，领回复印件使用。

第十条 学院各部门在工作中所形成的机要档案，承办人应在档案、材料形成后半个月内整理立卷，交院办档案管理员。管理员收到档案后需向承办人开具收据，收据一式三联，院办主任、档案保管员、承办人各一联。

第四章 档案的管理

第十一条 机要档案存放保险箱或金属柜内，由档案保管员负责管理，保管员变动时，由院办主任主持，逐一清点核对后移交并履行签字手续。

第十二条 收到机要档案后，管理员应及时整理立卷，编辑目录，以便查阅。

第十三条 查阅机要档案或复印机要档案，需经院办主任同意；借用机要档案原件，需经学院领导同意，原件使用后应及时归还。

第十四条 档案管理员需定期向院长和董事长提供档案目录及变动情况。

第五章  附则

    第十五条 本条例自公布之日起实施。