各分院、各部门：
为了进一步活跃校园文化气氛，浓厚学术氛围，安排各类会议，学院将1号楼报告厅、AB栋学术报告厅、行政楼319会议室、行政楼208会议室对外开放，为了提高使用效率，充分发挥其功能，保障学院各类学术活动、会议、文艺活动等正常举行，特制定本管理办法：
一、管 理
1、学院报告厅、会议室均由学院办公室进行统一调配、管理；
2、实验实训中心保障音响、灯光等设备的正常运行；
3、场地布置以及会务准备由申请部门负责；
二、报告厅使用
1、1号楼报告厅（450个席位）、F区学术报告厅（230个席位）主要服务于学院各单位和学生组织承办的学术报告，文化艺术活动以及重要会议等活动。
2、参加人员少于200人 的原则上不安排报告厅，应本着节约原则，能使用多媒体教室就不用报告厅，能使用小报告厅就不用大报告厅。各分院、各部门原则上每学年申请使用次数不超过20次，使用单位做好统筹规划。如有特殊情况，另行考虑。
3、报告厅申请单位需要至少提前3个工作日向学院办公室会务人员电话预约使用时间，再向学院办公室提交《学院报告厅使用申请单》，但是提前不超过10个工作日。
4、报告厅使用原则上优先满足学院一级的活动安排，各分院、部门申请使用报告厅时，如遇时间上冲突，按照审批的时间先后顺序进行安排。
5、学院报告厅的灯光和音响能基本保障各项会议、文化活动的正常使用，如申请单位确实需要外租灯光、音响等演艺设备的，须填写报告厅外租设备申请单，本着规范经费支出原则，设备供应商由学院后勤管理处统一招标确定。使用后凭审批单和发票到财务处报销。
6、每次使用报告厅前，实验实训中心应指定专人负责做好音响等设备的安装和调试等前期准备工作。控制室内严禁非工作人员进入，擅自进入并导致事故的将追究其责任；控制室的设备必须按照操作规程进行，发现故障及时上报，以便解决，外单位设备供应商应在实验实训中心的指导下作业。
7、申请报告厅前，须填写大型活动审批单，报学院后勤管理处保卫科审批。
三、会议室使用
1、1号楼319会议室（60个席位）用于接待重要会议、大型会议；208会议室（15个席位）主要用于各部门常规会议。
2、会议室申请单位需要至少提前2个工作日向学院办公室提交《学院共享会议室使用申请单》，但是提前不超过5个工作日。
3、会议室使用原则上优先满足学院一级的会议安排，各部门、分院申请使用会议室时，如遇时间上冲突，按照审批的时间先后顺序进行安排。
四、其他注意事项
1、报告厅、会议室内禁止携带食物进入，严禁在报告厅、会议室内粘贴海绵胶和双面胶。要求报告厅、会议室及控制室内清洁卫生，每次使用完毕，使用单位做好场地卫生清理。
2、若有违反以上第一条相关规定的申请单位，1次警告，2次整改，3次暂停申请使用。
3、做好报告厅、会议室的防火、防盗、安全用电工作，每次使用报告厅后，工作人员要切断电源，关窗锁门。
温州大学城市学院院长办公室
2015年9月11日
浙公网安备 33030402000431号